ČI. I.
Název a sídlo
Názvem spolku je Prague Pickleball Club, z.s. (dále jen „spolek"). Spolek má své sídlo v Praze, na adrese Sousedíkova 970/3, 190 00 Praha 9. Klub je zapsán ve spolkovém rejstříku vedeným Městským soudem v Praze pod spisovou značkou L 79243.
ČI. II.
Účel spolku
Účelem spolku je podpora hráčů sportu pickleball a propagace sportu pickleball.
ČI. III.
Hlavní činnost spolku
- Činnost spolku směřuje k naplnění účelu popsaného v čl. II. těchto stanov, co by společného zájmu jeho členů. Tento účel je naplňován zejména prostřednictvím:
a) vytváření co nejpříznivějších podmínek pro rozvoj sportu a tělovýchovy a získávání pro ně vlastní členy a širokou veřejnost, zejména mládež
b) pořádání seminářů a jiných vzdělávacích akcí zaměřených na problematiku pickleballu
c) rozšiřování všeobecného podvědomí o pickleballu
d) pořádání tréninků a sportovních turnajů v pickleballu, a organizování jiných společenských či kulturních akcí, které budou v souladu s účelem definovaných v čl. II,
e) dbání na odborný a etický rozvoj svých členů a příznivců, uplatnění vzájemné úcty důstojnosti a dodržování zásad „fair play“
f) vytváření podmínek pro rozvoj a zvyšování sportovní výkonnosti a všestranné zdatnosti členů, organizování tréninků, seminářů, soustředění a přípravy trenérů a rozhodčích
g) zabezpečování tvorby a rozvoje vlastních hospodářských a finančních zdrojů a jejich efektivní a účelné využívání.
K naplnění svých cílů spolek vyvíjí účelnou hospodářskou činnost včetně možnosti založení jiných právnických osob a spolupráce s dalšími právními subjekty, např. jinými sportovními organizacemi či jinými vhodnými partnery.
ČI. IV.
Členství ve spolku
1. Členství ve spolku je otevřeno všem osobám, které splňují podmínky uvedené v těchto stanovách. Prvními členy spolku se automaticky stávají zakladatelé spolku uvedení níže v těchto stanovách.
2. Členové spolku se dělí na: (i) řádné členy a (ii) aktivní členy.
3. Řádným členem spolku se může stát každá fyzická osoba starší 6 let, která vyplní přihlášku do spolku a zaplatí členský poplatek.
4. Řádný člen spolku má právo:
a) účastnit se plnění cílů Spolku a jeho činnosti, zejména sportovního a společenského života
b) účastnit se akcí, seminářů, školení, turnajů a dalších výhod vyplývajících z členství
c) účastnit se jednání členské schůze a podílet se na jejím rozhodování hlasováním,
d) hlasovat v případě volby orgánů spolku, pokud má členská schůze tuto pravomoc
e) předkládatnávrhy, podněty a připomínky orgánům spolku,
f) požadovat informace o stavu a hospodaření spolku.
5. Řádný člen spolku má povinnost:
a) dodržovat stanovy, případně jiné vnitřní předpisy, pokud existují, a plnit usnesení orgánů spolku
b) aktivně hájit zájmy spolku, jeho cíle, dodržovat vnitřní dohody a nepodnikat žádné kroky, které by byly v rozporu se zájmy spolku,
c) důstojně spolek reprezentovat
d) řádně a včas platit členské příspěvky
e) aktivně a pravidelně se účastnit jednání orgánů spolku a přispívat ke zlepšení jejich práce.
6. Řádné členství ve spolku zaniká:
a) doručením písemného oznámení o vystoupení člena elektronickou adresu spolku,
b) úmrtím člena,
c) zánikem spolku,
d) vyškrtnutím, neuhradí-li člen spolku členský příspěvek, a to ani po opakované výzvě k uhrazení s dodatečnou lhůtou k úhradě a poté, co byl na možnost vyškrtnutí upozorněn. Jeho členství končí uplynutím dodatečné lhůty k úhradě.
e) vyloučením člena výborem spolku, v případě, že opakovaným či závažným způsobem poruší svoje povinnosti vyplývající ze svého členství a v přiměřené lhůtě nezjedná nápravu ani po výzvě spolku; výzva se nevyžaduje, nelze-li porušení povinnosti odčinit nebo způsobilo-li spolku zvlášť závažnou újmu
7. Spolek vede seznam svých členů a jejím vedením je pověřen tajemník výboru, pokud výbor neurčí jinou osobu.
8. Veškeré případné vypořádání vůči řádnému členovi, kterému zaniklo členství, proběhne do tří měsíců od potvrzeného ukončení členství.
9. Aktivními členy spolku mohou být řádní členové po splnění podmínek pro řádné členství uvedených v čl IV.3, kteří prokáží zájem o aktivní účast na sportovních a dalších činnostech spolku. Jejich členství vzniká na základě schválení výborem spolku, který rozhoduje o přijetí jednotlivých členů do této kategorie. Výbor může stanovit konkrétní kritéria pro přijetí aktivního člena (např. účast na trénincích, soutěžích, apod.).
10. Aktivní členové mají všechna práva a povinnosti řádných členů spolku s tím, že mohou být pověřeni specifickými úkoly a činnostmi v rámci spolku. Aktivní členové se navíc mohou
a) účastnit volby výboru spolku,
b) podávat návrhy zvolení a odvolání členů výboru,
c) na členství ve výboru kandidovat.
Výbor spolku může rozhodnout o vyloučení aktivního člena z této kategorie a aktivní člen se na základně tohoto rozhodnutí stane opět řádným členem. Výbor své rozhodnutí členu oznámí.
ČI. V.
Orgány spolku
Organizační strukturu spolku tvoří tyto orgány:
a) členská schůze
b) výbor spolku jako nejvyšší orgán a kolektivní statutární orgán spolku.
c) volební schůze aktivních členů spolku.
ČI. VI.
Členská schůze
1. Členská schůze složena ze všech členů spolků. Členská schůze rozhoduje o některých věcech týkajících se spolku, zejména:
a) schvaluje zprávu o činnosti spolku za předcházející rok
b) určuje a schvaluje strategický plán spolku a jeho cíle na příští období.
2. Členská schůze také rozhoduje o všech věcech, které nespadají do pravomoci jiného orgánu spolku.
3. Zasedání členské schůze je svoláváno předsedou spolku či jiným členem výboru spolku podle potřeby, nejméně však jednou ročně. Předseda spolku je povinen svolat do jednoho měsíce členskou schůzi, pokud ho o to požádá písemně alespoň jedna třetina členů spolku. Informace o konání zasedání členské schůze bude publikována na webových stránkách spolku, a to nejpozději 30 dní před jeho konáním. Součástí informace je návrh programu zasedání. Nejpozději deset dní před konáním zasedání členské schůze publikuje předseda spolku stejným způsobem, jako je vyhlášena pozvánka, návrhy materiálů, které je povinen předložit ke schválení.
4. Členská schůze je usnášeníschopná, účastní-li se jejího zasedání většina členů spolku. Členská schůze přijímá usnesení většinou přítomných členů spolku v době usnášení, není-li v těchto stanovách uvedeno jinak. Každý člen má při rozhodování jeden hlas; hlasy členů si jsou rovny.
5. O rozhodnutích přijatých na zasedání členské schůze pořizuje členskou schůzí pověřený člen spolku zápis.
ČI. VII.
Výbor
1. Výbor spolku je nejvyšším a zároveň kolektivním statutárním orgánem spolku, který je oprávněn za něj jednat ve všech věcech, zejména pak je oprávněn rozhodovat o otázkách spojených s fungováním spolku, včetně dispozic s jeho majetkem.
2. Výbor je složen ze 4 členů výboru, které ze svého středu volí předsedu, místopředsedu, tajemníka a pokladníka spolku. Funkční období všech členů výboru je pětileté.
3. Výbor je volen aktivními členy spolku na volební schůzi aktivních členů spolku. Každý aktivní člen včetně členů výboru může podat návrh na kandidáta na členství ve výboru. Pozvánku na tuto schůzi rozešle předseda výboru nejméně 30 dnů před konáním volební schůze a nejméně dva měsíce před koncem funkčního období členů výboru, nebo bez zbytečného odkladu po uvolnění funkce člena ve výboru, nebo po obdržení dopisu podepsaného 2/3 aktivních členů, kteří žádají konání mimořádné volební schůze (v období funkčního období výboru). Volební schůze může hlasovat, pokud bude přítomna alespoň polovina aktivních členů spolku a rozhodnutí bude přijato nadpoloviční většinou přítomných členů. Současní členové výboru se pro tyto účely (výpočet kvora a hlasování na volební schůzi) považují za aktivní členy.
4. Každý člen výboru má jeden hlas. Výbor je usnášeníschopný, pokud se ho účastní alespoň tři členové výboru (nebo jejich zástupců dle článku VII.5). Výbor rozhoduje nadpoloviční většinou hlasů přítomných členů výboru (nebo jejich zástupců).
5. Každý člen výboru spolku má právo zvolit si za sebe svého zástupce z řad jiných členů výboru, který ho bude zastupovat ve výkonu jeho práv a povinností, vyplývajících z jeho členství ve výboru klubu (včetně hlasování). Takto zvolený zástupce se pak musí ostatním členům výboru klubu prokázat plnou mocí, který ho ke svému zastupování zmocnil. Zástupcem může být jen jiný člen výboru.
6. Výbor spolku se schází řádně a mimořádně. Řádné zasedání výboru spolku se svolává nejméně dvakrát za rok. Zasedání výboru spolku svolává a řídí předseda spolku. V případě nepřítomnosti či jiné okolností, která by zabraňovala předsedovi spolku svolat zasedání výboru spolku, přejímá tuto funkci místopředseda spolku. Písemné oznámení o místě a čase konání a programu zasedání výboru spolku musí být oznámeno všem členům spolku nejméně 7 dní před jejím konáním a to buď zasláním na jejich emailové adresy nebo osobním předáním písemné pozvánky. Pokud se řádného či mimořádného zasedání výboru účastní všichni členové výboru, mohou se na místě vzdát formalit na svolání zasedání.
7. Mimořádné zasedání výboru může být svoláno k vyřízení záležitostí, které nesnesou odkladu a nemohou být vyřízeny v rámci řádného zasedání výboru spolku. Svolává ji předseda nebo místopředseda na základě písemné žádosti alespoň ½ všech členů výboru spolku předané předsedovi případně místopředsedovi výboru spolku a to ve lhůtě jednoho měsíce od předání této žádosti. Mimořádné zasedání výboru spolku svolává a řídí předseda spolku.
8. Do pravomoci výboru spolku náleží:
a)schvaluje stanovy spolku a změny těchto stanov, případně jiné vnitřní směrnice spolku
b) volí ze svého středu předsedu, místopředsedu, tajemníka a pokladníka
c) projednává zprávy o činnosti hospodaření spolku a stavu majetku
d) rozhoduje o tom, kdo se stane aktivním členem spolku, případně kdo bude z této kategorie vyloučen
e) stanoví výši členského příspěvku a způsob jeho výběru, případně jiných příspěvků na činnost spolku
f) rozhoduje o vstupu spolku do právnických osob
g) rozhoduje o členství spolku v mezinárodních organizacích, koalicích a kampaních
h) rozhoduje o dispozici s majetkem spolku a podílí se na zajištění jeho financování.
i) rozhoduje o kooptaci dalšího člena výboru spolku dle článku VII.9
j) rozhoduje o zániku spolku.
9. Členství ve výboru spolku zaniká automaticky při zániku členství ve spolku (článek IV.4). Předseda či místopředseda v takovém případě svolá volební schůzi aktivních členů za účelem zvolení nového člena výboru. V případě, že k zániku členství ve spolku člena výboru nedojde, ale člen výboru se dlouhodobě neúčastní činnosti výboru (člen výboru se nejméně třikrát nezúčastnil zasedání výboru) či je pro něho dlouhodobě nemožné se účastnit činnosti výboru (například z důvodů zdravotní indispozice či dočasný pobyt v cizině), výbor je oprávněn kooptovat náhradního člena výboru, který dočasně nahradí člena výboru, dokud tento člen nebude znovu způsobilý k výkonu svých povinností jako člen výboru.
ČI. VIII.
Členové výboru a jejich práva a povinnosti
- Předseda výboru spolku je povinen:
a) zajistit, že činnost spolku probíhá v souladu se stanovami, vnitřními předpisy spolku a právními předpisy; zajistit, aby jednání a rozhodnutí výboru a členské schůze přijímána v souladu se stanovami.
b) koordinovat práci všech členů výboru, zajišťovat plnění úkolů a zodpovídat za provádění dlouhodobé strategie spolku.
c) svolávat zasedání členské schůze a výboru spolku podle těchto stanov
d) vést řádně agendu členské schůze a výboru a zodpovídat za organizaci schůzek výboru spolku, přípravu pozvánek, zápisů a agendy. Zajišťovat, že jsou všechny potřebné informace k dispozici a že jednání probíhá v souladu s platnými pravidly
e) archivovat veškeré zápisy ze zasedání členské schůze a výboru.
f) reprezentovat spolek a jednat s finančními a jinými institucemi.
2. Místopředseda výboru je zástupce předsedy a jeho hlavním úkolem je být připraven na převzetí jeho povinností v případě nepřítomnosti předsedy nebo jeho neschopnosti vykonávat funkci. Místopředseda je povinen:
a) zastupovat předsedu ve všech záležitostech, pokud předseda není k dispozici (například při jeho nemoci, dovolené nebo nepřítomnosti z jiných důvodů).
b) Pokud předseda nemůže vykonávat svou funkci, přebrat roli předsedy a předsedá jednáním výboru a valné hromadě.
c) Poskytovat předsedovi podporu a poradenství v rozhodovacích procesech a může se podílet na přípravě strategií a plánů spolku.
d) Místopředseda může být zodpovědný za specifické oblasti činnosti spolku, jako je například organizace sportovních akcí, turnajů, školení, komunikace s partnery nebo řešení administrativních záležitostí.
3. Tajemník je povinen:
a) spravovat administrativní agendu spolku, což může zahrnovat uchovávání dokumentů, vyřizování korespondence a vyřizování dalších administrativních záležitostí.
b) zajišťovat pravidelnou komunikaci se členy spolku prostřednictvím newsletteru či jinak, informování o důležitých událostech, schůzkách nebo aktivitách. Zajišťuje, aby byli členové informováni o činnosti spolku a o důležitých rozhodnutích.
c) vede databázi členů spolku, což zahrnuje aktualizaci seznamu členů, evidenci přihlášek a zajištění správnosti kontaktů a údajů.
d) může být také zodpovědný za komunikaci spolku s externími subjekty, například s veřejnými institucemi, partnery, sponzory nebo médii.
e) pokud ho tím předseda pověří, podílet se na vedení zápisů z jednání výboru a členské schůze spolku, přičemž tyto zápisy musí být přesné, srozumitelné a uchovávány jako oficiální dokumenty spolku.
f) může být pověřen registrací změn v rejstříku spolků a vyřizováním administrativních formalit spojených s přihlašováním změn.
g) organizovat a koordinovat různé projekty a akce spolku, včetně tréninkových nebo závodních aktivit, kulturních a společenských akcí, sbírek apod..
h) zajistit, že všechna důležitá rozhodnutí a zápisy ze schůzí výboru, členské schůze nebo dalších orgánů spolku budou řádně zaznamenány a archivovány.
4. Pokladník je povinen:
a) zajišťovat finanční správu spolku a řádnou evidenci finančních transakcí. To zahrnuje příjmy (členské příspěvky, dary, sponzoring, apod.) a výdaje (náklady na činnost spolku, provozní náklady, apod.) a zajišťovat, že spolek má dostatečnou likviditu pro pokrytí svých finančních závazků.
b) ést účetnictví a správu účetních dokladů a vyhotovení účetní závěrky
c) připravovat roční rozpočet spolku, který předkládá výboru ke schválení. Rozpočet by měl zahrnovat všechny předpokládané příjmy a výdaje spolku. Pokladník dále sleduje, zda jsou finanční prostředky v souladu s plánovaným rozpočtem, a v případě potřeby informuje výbor o jakýchkoli odchylkách.
d) provádět platby za závazky spolku, jako jsou faktury, náklady na pronájmy, mzdy nebo jiné výdaje, které spolek vynaloží při své činnosti.
e) vybírat členské příspěvky, evidovat je a v případě potřeby upozornit členy na nezaplacení příspěvku.
f) pravidelně informovat výbor spolku o stavu financí, výdajích, příjmech a dalších finančních operacích. Tento přehled může být součástí měsíčních nebo čtvrtletních zpráv.
g) připravovat zprávu o hospodaření spolku za dané období (například za uplynulý rok), která je předložena členské schůzi
h) řádně archivovat všechny finanční dokumenty, jako jsou účtenky, faktury, bankovní výpisy a další důležité doklady.
ČI. IX.
Statutární orgán a jednání jménem spolku
- Spolek je právnickou osobou s právní subjektivitou a nabývá svým jménem práva a povinnosti.
- Výbor spolku je kolektivním statutárním orgánem. Jménem spolku jsou oprávněni jednat a spolek zastupovat společně vždy 2 členové výboru spolku bez ohledu na jejich
- K platnosti písemného jednání je třeba podpisů vždy dvou členů výboru společně bez ohledu na jejich funkci ve výboru spolku.
ČI. X.
Závěrečná ustanovení
1. Zakládajícími členy spolku při založení byli:
i. Ing. Jan Dvořáček, Ph.D., nar. 3. 6. 1981, bytem Sousedíkova 970/3, Vysočany, 190 00 Praha 9,
ii. Ariane Semrádová, nar. 30. 11. 1991, bytem V Jirchářích 149/6, 110 00 Praha 1,
iii. Frida Noemi Castillo Arredondo, nar. 1. 3. 1981, bytem Na Viničních horách 1830/14, 160 00 Praha 6-Dejvice.
2. Toto znění stanov bylo schváleno na schůzi výboru spolku, kterého se zúčastnili všichni členové spolku, konané dne 20.1.2025 v Praze.
3. Práva a povinnosti těmito stanovami výslovně neupravená se řídí příslušnými právními předpisy, zejména Občanským zákoníkem.
Article I.
Name and registered office
The name of the association is Prague Pickleball Club, z.s. (hereinafter referred to as the "association"). The association has its registered office in Prague, at Sousedíkova 970/3, 190 00 Prague 9. The club is registered in the register of associations kept by the Municipal Court in Prague under file number L 79243.
Article II.
Purpose of the association
The purpose of the association is to support pickleball players and promote the sport of pickleball.
Article III.
Main activities of the association
The activities of the association are aimed at fulfilling the purpose described in Article II. of the statutes, which is the common interest of its members. This purpose is fulfilled mainly through:
a) creating the most favorable conditions for development of sport and physical education and attracting its own members and the general public, especially youth,
b) organizing seminars and other educational events focused on pickleball,
c) expanding general awareness of pickleball,
d) organizing training and sports tournaments in pickleball, and organizing other social or cultural events that will be in accordance with the purpose defined in Article II,
e) ensuring the professional and ethical development of its members and supporters, applying respect and dignity and adhering to the principles of "fair play"
f) creating conditions for the development and improvement of sports performance and all-round fitness of members, organizing trainings, seminars and preparation of coaches and referees
g) ensuring the creation and development of its own economic and financial resources and their effective and efficient use.
To fulfill its goals, the association continues to conduct purposeful economic activities, including the possibility of establishing other legal entities and cooperating with other legal entities, e.g. organizations involved in sports or other suitable partners.
Article IV.
Membership in the association
1. Membership in the association is open to all persons who meet the conditions specified in these Statutes. The first members of the association automatically become the founders of the company listed below in these Statutes.
2. Members of the association are divided into: (i) regular members and (ii) active members.
3. Any natural person over the age of 6 who completes the application form for the association and pays the membership fee may become a regular member of the association.
4. A regular member of the association has the right to:
a) participate in the fulfillment of the objectives of the association and its activities, especially sports and social life
b) participate in events, seminars, training courses, tournaments and other benefits resulting from membership
c) participate in the general assembly of members and participate in its decision-making by voting,
d) vote in the case of the election of the association's bodies, if the general assembly has this authority
e) submit proposals, suggestions and comments to the association's bodies,
f) request information on the status and finances of the association.
5. A regular member of the association has the obligation to:
a) comply with the Statutes, or other internal regulations, if any, and to fulfill the resolutions of the association's bodies
b) actively defend the interests of the association, its goals, comply with internal agreements and not take any steps that would conflict with the interests of the association,
c) represent the association with dignity
d) pay membership fees properly and on time
e) actively and regularly participate in meetings of the association's bodies and contribute to improving their work.
6. Regular membership in the association shall be terminated:
a) upon delivery of a written notice of withdrawal of the member to the association's electronic address,
b) upon the death of a member,
c) upon the dissolution of the association,
d) upon deletion if the member fails to pay the membership fee, even after a repeated request for payment with an additional deadline for payment and after being notified of the possibility of deletion. His membership ends upon the expiry of the additional payment period.
e) by the expulsion of a member by the association committee, in the event that he repeatedly or seriously violates his obligations arising from his membership and fails to remedy them within a reasonable period of time even after being called upon by the association; such notice is not required if the violation of the obligation cannot be remedied or if it has caused particularly serious damage to the association.
7. The association keeps a list of its members and the secretary of the committee is entrusted with keeping it, unless the committee designates another person.
8. Any settlement towards a regular member whose membership has been terminated shall take place within three months of the confirmed termination of membership.
9. Regular members may become active members of the association after meeting the conditions for regular membership specified in Article IV.3, and after demonstrating an interest in active participation in sports and other activities of the association. Their membership is established by approval by the association committee, which decides on the admission of members to this category. The committee may set specific criteria for accepting an active member (e.g. participation in trainings, competitions, etc.).
10. Active members have all the rights and obligations of regular members of the association, but they may be entrusted with specific tasks and activities within the association. Active members may also
a) participate in the election of the association committee,
b) submit proposals for the election and dismissal of committee members,
c) run for membership in the committee.
The association committee may decide to exclude an active member from this category and the active member will become a regular member again on the basis of this decision. The committee will notify the member of its decision.
Article V.
Bodies of the association
The organizational structure of the association consists of the following bodies:
a) general assembly
b) committee as the highest body and collective statutory body of the association.
c) election meeting of active members of the association.
Article VI.
General Assembly
1. The General Assembly consists of all members of the associations. The General Assembly decides on certain matters relating to the association, in particular:
a) approves the report on the association's activities for the previous year
b) determines and approves the association's strategic plan and its goals for the next period.
2. The General Assembly also decides on all matters that do not fall within the competence of another association body.
3. A General Assembly is convened by the association's chairman or another member of the association's committee as needed, but at least once a year. The association's chairman is obliged to convene a General Assembly within one month if at least one third of the association's members request it in writing. The association's chairman publishes the information about the General Assembly on the website of the association, no later than 30 days before its holding. The information includes a draft agenda for the meeting. No later than ten days before the meeting of the members' meeting, the chairman of the association publishes the same way as the invitation to the General Meeting, all documents, which will be submitted for approval by the General Assembly.
4. The General Assembly has a quorum if the majority of the members of the association attends its meeting. The General Assembly adopts resolutions by a majority of the members of the association present at the time of the resolution, unless otherwise stated in these statutes. Each member has one vote; the votes of the members are equal.
5. The minutes of the decisions taken at the General Assembly are taken by a member of the association authorized by the General Assembly.
Article VII.
Committee
1. The association's committee is the highest and collective statutory body of the association, which is authorized to act on its behalf in all matters, in particular it is authorized to decide on issues related to the functioning of the association, including dispositions of its assets.
2. The Committee is composed of 4 members of the Committee, who elect from among themselves a Chairman, Vice-Chairman, Secretary and Treasurer of the Association. The term of office of all Committee members is five years.
3. The Committee is elected by the active members of the Association at an election meeting of the active members of the Association. Each active member, including Committee members, may submit a proposal for a candidate for membership in the Committee. The invitation to this meeting shall be sent by the Chairman of the Committee at least 30 days before the election meeting and at least two months before the end of the term of office of the Committee members, or without undue delay after the vacancy of a member's position on the Committee, or after receiving a letter signed by 2/3 of the active members requesting an extraordinary election meeting (during the term of office of the Committee). The election meeting may vote if at least half of the active members of the Association are present, and the decision is made by an absolute majority of the members present. Current Committee members are considered active members for these purposes (calculation of the quorum and voting at the election meeting).
4. Each member of the committee has one vote. The committee has a quorum if at least three members of the committee (or their representatives according to Article VII.5) participate. The committee decides by a majority of the votes of the committee members present (or their representatives).
5. Each member of the association committee has the right to elect a representative from among other committee members who will represent him and will be entitled to exercise his rights and obligations (including voting). The representative thus elected must then present to the other members of the committee a power of attorney authorizing him to represent him. The committee member may be represented only by another member.
6. The association committee meets regularly and extraordinarily. Regular meetings of the association committee are convened at least twice a year. Meetings of the association committee are convened and chaired by the chairman. In the event of absence or other circumstances that would prevent the chairman from convening a meeting of the committee, this function is assumed by the vice-chairman of the association. Written notice of the place, time and agenda of the committee meeting must be sent to all committee members at least 7 days before the meeting, either by sending them an email or by personally delivering a written invitation. If all members of the committee participate in a regular or extraordinary meeting of the committee, the formalities for convening the meeting may be waived on the spot.
7. An extraordinary meeting of the committee may be convened to resolve matters that cannot be postponed and cannot be resolved within the framework of a regular committee meeting. It is convened by the chairman or vice-chairman based on a written request from at least ½ of all members of the association committee submitted to the chairman or vice-chairman of the association committee within one month of the submission of this request.
8. The powers of the association committee include:
a) approving the association's Statutes and amendments to these Statutes, or other internal guidelines of the association
b) electing from among its members a chairman, vice-chairman, secretary and treasurer
c) discussing reports on the association's economic activities and the state of its assets
d) deciding who will become an active member of the association, or who will be excluded from this category
e) determining the amount of the membership fee and the method of its collection, or other contributions to the association's activities
f) deciding on the entry into legal entities
g) deciding on membership of the association in international organization, coalitions and campaigns
h) deciding on dispositions with its assets and financing of the association
i) deciding on coopting another member of the committee under Article VII.9
j) deciding on dissolution of the association.
9. Membership in the association committee shall automatically terminate upon termination of membership in the association (Article IV.4). In such a case, the chairman or vice chairman shall convene the election meeting of active members to elect a new committee member. In the event that the termination of the association membership of a committee member does not occur, but the committee member does not participate in the activities of the committee for a long time (the committee member has not attended a committee meeting at least three times) or it is impossible for him or her to participate in the activities of the committee for a long time (for example, due to health problems or temporary residence abroad), the committee shall be entitled to co-opt a substitute committee member who shall temporarily replace the committee member until this member is again fit to perform his or her duties as a committee member.
Article VIII.
Committee members and their rights and obligations
The chairman of the committee shall be obliged to:
a) ensure that the activities of the association are carried out in accordance with the Statutes of association, internal regulations of the association and legal regulations; ensure that the meetings and decisions of the committee and the members' meeting are adopted in accordance with the Statutes of association.
b) coordinate the work of all committee members, ensure the fulfillment of tasks and be responsible for the implementation of the long-term strategy of the association.
c) convene meetings of the membership meeting and the association committee in accordance with these statutes
d) properly maintain the agenda of the membership meeting and the committee and be responsible for organizing meetings of the association committee, preparing invitations, minutes and agenda. Ensure that all necessary information is available and that the meeting is conducted in accordance with applicable rules
e) archive all minutes of the membership meeting and the committee.
f) represent the association and negotiate with financial and other institutions.
2. The vice-chairman of the committee is the deputy of the chairman and his main task is to be ready to take over his duties in the event of the chairman‘s absence or inability to perform his function. The vice-chairman is obliged to:
a) represent the chairman in all matters if the chairman is not available (for example, during his illness, vacation or absence for other reasons).
b) If the chairman is unable to perform his/her duties, the vice-chairman shall assume the role of chairman and chair the meetings of the Committee and the General Assembly.
c) Provide the chairman with support and advice in decision-making processes and may participate in the preparation of the Association’s strategies and plans.
d) The Vice-Chairman may be responsible for specific areas of the Association’s activities, such as the organization of sports events, tournaments, training, communication with partners or handling administrative matters.
3. The secretary is obliged to:
a) manage the administrative agenda of the Association, which may include maintaining documents, handling correspondence and handling other administrative matters.
b) ensure regular communication with the Association’s members through a newsletter or otherwise, informing them about important events, meetings or activities. He/she ensures that members are informed about the Association’s activities and important decisions.
c) maintain the Association’s members’ database, which includes updating the list of members, recording applications and ensuring the accuracy of contacts and data.
d) may also be responsible for the association’s communication with external entities, such as public institutions, partners, sponsors or the media.
e) if assigned by the chairman, keep minutes of the association’s committee and general assembly, which minutes must be accurate, understandable and kept as official association documents.
f) may be entrusted with registering changes in the association’s register and handling administrative formalities associated with registering changes.
g) organize and coordinate various association projects and events, including training or competition activities, cultural and social events, collections, etc.
h) ensure that all important decisions and minutes of meetings of the committee, membership meetings or other association bodies are properly recorded and archived.
4. The treasurer is obliged to:
a) ensure the financial management of the association and proper recording of financial transactions. This includes income (membership fees, donations, sponsorship, etc.) and expenses (association activity costs, operating costs, etc.) and ensuring that the association has sufficient liquidity to cover its financial obligations.
b) keep accounting records and manage accounting documents and prepare financial statements
c) prepare the association’s annual budget, which it submits to the committee for approval. The budget should include all anticipated income and expenses of the association. The treasurer also monitors whether the funds are in accordance with the planned budget and, if necessary, informs the committee of any deviations.
d) make payments for the association’s obligations, such as invoices, rental costs, wages or other expenses incurred by the association in the course of its activities.
e) collect membership fees, record them and, if necessary, notify members of non-payment of fees.
f) regularly inform the association’s committee of the state of finances, expenses, income and other financial operations. This overview may be part of monthly or quarterly reports.
g) prepare a report on the association's finances for a given period (for example, for the past year), which is submitted to the general assembly
h) properly archive all financial documents, such as receipts, invoices, bank statements and other important documents.
Article IX.
Statutory body and acting on behalf of the association
The Association is a legal entity and can have legal rights and obligations.
The committee of the association is a collective statutory body. The association acts through and is represented towards third parties by 2 members of the committee jointly, regardless of their position in the committee.
For a written act to be valid, it must be signed jointly by two committee members, regardless of their position on the association's committee.
Article X.
Final Provisions
1. The founding members of the association upon its establishment were:
i. Ing. Jan Dvořáček, Ph.D., born 3. 6. 1981, residing at Sousedíkova 970/3, Vysočany, 190 00 Prague 9,
ii. Ariane Semrádová, born 30. 11. 1991, residing at V Jirchářích 149/6, 110 00 Prague 1,
iii. Frida Noemi Castillo Arredondo, born 1. 3. 1981, residing at Na Viničních horách 1830/14, 160 00 Prague 6-Dejvice.
2. This version of the statutes was approved at a meeting of the association committee, attended by all members of the association, held on 20.1.2025 in Prague.
3. Rights and obligations not expressly regulated by these Statutes are governed by the relevant legal regulations, in particular the Civil Code.